miércoles, 17 de abril de 2013

Verificación de Proveedores y Contratistas: tres pasos sencillos antes de firmar un contrato

Con el avance de la tecnología los proveedores de artículos se encuentran en todas partes, desde los anuncios impresos, pasando por el internet desde tu laptop hasta tu móvil, sin embargo, aquellos que son respetables y confiables son lastimosamente más escasos. Para asegurarte de que encontraras un proveedor que mantendrá su palabra hasta que acabe el contrato (e incluso después de eso), es necesario verificar ciertos puntos antes de realizar cualquier pedido.

A continuación 3 pasos que cualquier gerente o particular de tomar en cuenta para acreditar la integridad de su proveedor antes de firmar el contrato.

Paso 1: Verifica los detalles e información de Contacto del Proveedor.

Siempre puede provocar un poco de miedo gestionar las compras a un proveedor que nunca has visto cara a cara. Sin embargo, es posible validar la identidad de la empresa, sin tener que realizar extensos viajes o ver el almacén por ti mismo.

Preguntar nunca ha hecho (ni hará) ningún daño. Así que será necesario preguntar por el Rif (En Venezuela) o identificación de la empresa, luego, es necesario verificar dicha información a través de algún registro mercantil (en Venezuela) o el ente encargado en el país donde te encuentres, lo cuál puede realizarse a través de una simple llamada telefónica o en línea. Esto tal vez no te de toda la información necesaria, pero liberará algunas sospechas e incluso es posible obtener información sobre empresas estafadoras o inescrupulosas.

Posteriormente, es necesario verificar la información de contacto otorgada por la empresa (Portal Web, dirección de correo electrónico, Dirección física, Números Telefónicos, entre otros). Es necesario verificar la validez de cada una de estas antes de realizar cualquier acuerdo de negocios. Llámalos durante horas de trabajo, pero cuando no estén esperando ninguna llamada, y atento a que la formalidad de la llamada esté relacionada con las de una llamada de negocios legítima. Verifica que el código de área del teléfono otorgado y la dirección física concuerde.

Paso 2: Verifica el servicio y comunicación.

La mayoría de los proveedores no alcanza un puntaje alto si nos referimos a calidad de servicios, sin embargo, deberían ser capaces de comunicar la información necesaria de manera clara y precisa, incluso utilizando y respondiendo tecnicismos. Pon a prueba a tu prospecto de proveedor antes de realizar cualquier compra solicitando especificaciones técnicas sobre sus productos. Si te responden de manera vaga, es recomendable proceder con cautela. Si responden con información específica relacionada directamente con tu pregunta, probablemente tengas un proveedor legítimo –incluso si la respuesta no es brindada de la manera más calurosa del mundo-.

Paso 3: Busca Referencias.

Internet tiene las puertas abiertas a un mundo de información, y por lo tanto, es una excelente fuente de referencias sobre cualquier proveedor con el que estés tratando (tomando en cuenta que es legítimo según los pasos 1 y 2). Puedes conseguir a través de foros, buscadores, youtube e incluso las redes sociales, información proveniente de otros consumidores que han utilizado a estos proveedores.

Los proveedores legítimos y profesionales comprenden la importancia de referencias positivas de sus consumidores, y también estarán contentos de brindar referencias si se los solicitas directamente.

Si tu proveedor no se encuentra dentro de tus límites geográficos, busca referencias de otros consumidores que hayan utilizado sus servicios y que se encuentren dentro de tus límites o en zonas cercanas. Recopila información de fuentes variadas hasta construir una imagen completa de tu proveedor.

Trabajar con proveedores nuevos a veces puede ser estresante, pero existen muchas maneras de protegerte a ti y a tu negocio. Implementando estos pasos es posible acreditar a tu proveedor antes de firmar cualquier contrato.

Por Doreina Peña | Venelogistica.com

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